Die Geschäftsordnung – Wann und wofür braucht man sie?
Erfahren Sie in unserem Ratgeber alles zu Inhalt, Geschäftsordnung sowie zu Regelung.
- Redaktion Vertragsrechtsinfo.at
Eine Geschäftsordnung bezeichnet die Gesamtheit von Bestimmungen und Richtlinien, die die Funktion eines Kollegialorgans regelt. Dabei kann es sich z. B. um eine Geschäftsordnung GmbH, Geschäftsordnung für Vereine, Geschäftsordnung Gemeinde oder auch eine Geschäftsordnung für Behörden, Parteien oder andere Organisationen handeln.
Hierbei laufen vor allem Sitzungen und Versammlungen des jeweiligen Gremiums nach der Geschäftsordnung ab. In diesem Beitrag wollen wir alles Wissenswerte zum Thema Geschäftsordnung zusammentragen und dabei auch Fragen beantworten, wie z. B.: Was regelt eine Geschäftsordnung?
Was beinhaltet eine Geschäftsordnung? Wie kann man eine Geschäftsordnung Verein erstellen?
Was regelt eine Geschäftsordnung?
Eine Geschäftsordnung regelt die Funktionsweise eines Kollegialorgans. Dabei entfaltet sie eine reine Innenwirkung und berührt demnach nicht den Rechtskreis außenstehender Rechtssubjekte.
Hierbei ist das Ziel, durch eine Geschäftsordnung die Arbeit und die Abläufe in Gremien, Vereinen, Behörden und Parlamenten wesentlich zu vereinfachen, weil sie festlegt, wie z. B. Sitzungen ablaufen sollen. Hierdurch schafft die Geschäftsordnung vor allen Dingen Rechtssicherheit und Transparenz im Prozess.
Dabei regelt die Geschäftsordnung die innere Ordnung eines Kollegialorgans oder anderen Gremiums bei der Wahrnehmung der ihm zugewiesenen Aufgaben, besonders die Aufteilung der Aufgaben auf die Mitglieder (Geschäftsverteilung).
Hierbei stellt die Geschäftsordnung das von den Mitgliedern bei der Erledigung ihrer Aufgaben zu beachtenden Verfahren dar, und die Willensbildung eines Organs oder anderen Gremiums.
Dabei finden sich Geschäftsordnungen für Kollegialorgane und andere Gremien sowohl bei privatrechtlichen als auch öffentlich-rechtlichen Organisationen. Deshalb existiert z. B. eine Geschäftsordnung Bundestag, eine Geschäftsordnung Hauptversammlung einer AG oder auch eine Geschäftsordnung Verein Geschäftsführer.
Wann braucht man eine Geschäftsordnung?
Zumeist ist es für ein Kollegialorgan nicht verpflichtend, sich eine Geschäftsordnung zu geben. Jedoch kann diese den Ablauf interner Prozesse durchaus erleichtern.
Deshalb hat es sich in Praxis durchgesetzt, dass sich Kollegialorgane meistens eine Geschäftsordnung erstellen. Für den Fall, dass keine Geschäftsordnung existiert, werden die internen Abläufe meist nach einem Gewohnheitsrecht ausgeübt.
Jedoch regelt auch die ausführlichste Geschäftsordnung nicht alle Fälle und Eventualitäten von vornherein. Deshalb fordert es oft Kollegialorgane, die über eine umfangreiche Geschäftsordnung verfügen oftmals, Einzelangelegenheiten individuell neu zu regeln.
Die Geschäftsordnung in verschiedenen Kollegialorganen
In vielen Fällen ist eine Geschäftsordnung ein Bestandteil einer Satzung. Dabei wird die Geschäftsordnung Satzung in der Regel schon bei Gründung eines Kollegialorgans durch einen Beschluss der Berechtigten verabschiedet.
Hierbei geben sich z. B. Betriebsräte eine Geschäftsordnung und auch eine Geschäftsordnung für Vereine ist durchaus üblich. Dabei hat eine Geschäftsordnung den Vorteil gegenüber einer Satzung z. B., dass man Änderungen durch einen einfachen Beschluss eines Vorstandes durchführen kann. Deshalb kann bei Veränderungen durch eine Änderung der Geschäftsordnung meist schneller reagieren.
Ferner findet man auch bei Kapitalgesellschaften eine Geschäftsordnung in den verschiedenen Gremien. Dabei kann es sich z. B. um eine Geschäftsordnung Hauptversammlung, eine Geschäftsordnung GmbH oder um eine Geschäftsordnung Vorstand AG handeln.
Hierbei wird zumeist geregelt, bei welchen Entscheidungen die Geschäftsführung eine Zustimmung der Gesellschafter einzuholen hat oder wie ein Geschäftsteilungsplan geregelt ist.
Was beinhaltet eine Geschäftsordnung?
Über eine Satzung kann in Gremien nicht alles geregelt werden. Dabei geht es vor allen Dingen um praktische Fragen, die z. B. den Ablauf von Versammlungen betreffen. Dafür bildet eine Geschäftsordnung eine sogenannte Ergänzung zu einer Satzung, die jedoch nur für ein bestimmtes Kollegialorgan erstellt wird.
Dabei kann eine Geschäftsordnung z. B. folgende Regelungen enthalten:
- Prozedere für den Ablauf von Abstimmungen bei Versammlungen
- Regeln für Beschlussgegenstände in Versammlungen
- Regelungen für den Ablauf von Mitgliederversammlungen, z. B. genauer Ablauf von Abstimmungen in Versammlungen, z. B. technischer Ablauf, Teilnahmepflichten, Mitteilungspflichten bzgl. der Tagesordnung
- Regeln für den Ablauf von Vorstandssitzungen, z. B. Festlegung eines Turnus, Teilnahmepflichten, Regelungen zu Sitzungsprotokollen und Stimmrechtsübertragungen
- Definition der Zuständigkeiten von Beiräten
Was kann man über eine Geschäftsordnung nicht regeln?
Eine Geschäftsordnung kann selbst erstellt und geändert werden. Jedoch darf sie dabei nicht gegen eine gegebene Satzung verstoßen, um Gültigkeit zu erhalten. Dabei dürfen also keine eigenen Regelungen aufgestellt werden, die nicht durch die Satzung gedeckt sind.
Für den Fall, dass z. B. eine Satzung Richtlinien für Vorstandssitzungen enthält, wie z.B. Mindestanzahl von Vorstandsmitgliedern, kann die Geschäftsordnung nicht eine Aufhebung dieser Regeln bestimmen. Dabei gilt dies auch für den Fall, dass dies vom Vorstand oder der Mitgliederversammlung beschlossen wurde.
Außerdem können durch eine Geschäftsordnung keine Pflichten von Mitgliedern definiert werden, da dies der Satzung vorbehalten bleibt. Zusätzlich darf eine Geschäftsordnung auch keine Rechte für Mitglieder erstellen.
Generell steht in der Rangordnung der Normen die Satzung einer Körperschaft unter dem Gesetz und die Geschäftsordnung unter der Satzung.
Deshalb muss ich die Geschäftsordnung z. B. eines Organs einer AG entsprechend in dem durch die zwingenden gesetzlichen Vorschriften und die Bestimmungen der Satzung vorgegebenen Rahmen halten.
Beispiele für Regelungen der Geschäftsordnung im Rahmen der Satzung
In er Geschäftsordnung können z.B. Prozesse im Detail und im Ablauf geregelt werden, die von der Satzung schon vorgesehen sind:
- Eine Geschäftsordnung, kann in Ergänzung zur Satzung z.B. die Übertragung von Stimmrechten regeln, wenn die Satzung nur bestimmt, dass Stimmrechte übertragen werden können.
- Für den Fall, dass eine Satzung festlegt, dass Anträge an den Vorstand geschickt werden müssen, kann die Geschäftsordnung festlegen, in welcher Form.
- Sieht die Satzung für Wahlen einen Wahlausschuss vor, kann durch die Geschäftsordnung festlegt werden, aus wie vielen Mitgliedern der Wahlausschuss bestehen soll.
- Die Geschäftsordnung kann außerdem bestimmen, dass Kandidaten bei einer Wahl gefragt werden müssen, ob sie kandidieren oder ob sie eine Kandidatur annehmen.
Für den Fall, dass eine Satzung grundlegende Regelungen vorsieht, kann die Geschäftsordnung den detaillierten Ablauf der Regelungen festlegen.
Wer erstellt eine Geschäftsordnung und wie kann ein Anwalt für Vertragsrecht dabei behilflich sein?
Eine Geschäftsordnung kann von jedem Vereinsorgan (z.B. Mitgliederversammlung, Beirat oder Vorstand) für den eigenen Bereich aufgestellt werden. Allerdings kann die Satzung jedoch auch bestimmen, welches Vereinsorgan die Geschäftsordnung aufstellen und ändern kann. Außerdem können auch bei späteren Mitgliederversammlungen Anträge zur Änderung der Geschäftsordnung gestellt werden.
Dabei bietet es sich jedoch an, eine entworfene Geschäftsordnung von einem spezialisierten Anwalt für Vertragsrecht überprüfen zu lassen. Hierbei kann dieser die angedachte Geschäftsordnung daraufhin überprüfen, ob sie mit der Satzung vereinbar ist. Dabei wird ein Rechtsanwalt für Vertragsrecht insbesondere analysieren, ob evtl. Regelungen in der Geschäftsordnung getroffen wurden, die über die Rahmenbedingungen der Satzung hinausgehen und somit ungültig wären. Dabei kann er Anpassungen vorschlagen und bei der rechtssicheren Formulierung der Inhalte beraten und unterstützen.
Wie tritt eine Geschäftsordnung in Kraft?
Um eine Geschäftsordnung zu beschließen, reicht normalerweise eine einfache Mehrheit der entsprechenden Mitgliederversammlung aus. Dabei tritt sie dann ab dem Zeitpunkt in Kraft, zu dem sie beschlossen wurde. Hingegen gelten bei Geschäftsordnungen für Kapitalgesellschaften individuelle Mehrheitsvorgaben für die verschiedenen Organe des Vorstands, Aufsichtsrats und der Hauptversammlung.
Besonderheiten der Geschäftsordnung in Vereinen
Auch bei einem Verein stellt die Geschäftsordnung Regeln für ein Vereinsorgan und nicht für die Mitglieder auf. Dabei kann es sich z. B. um Regelungen für die Arbeit des Vorstandes handeln. Jedoch geht es auch hier um praktische Verfahrensweisen, die durch die Normen einer Satzung gedeckt sind. Dabei hat eine Geschäftsordnung Verein erstellen verschiedene Funktionen:
Geschäftsordnung bietet Rechtssicherheit für den Verein
Eine Geschäftsordnung kann einem Verein eine besondere Rechtssicherheit bieten. Dabei handelt es sich oft um die Regelung interner Prozesse, die von der Satzung nicht behandelt werden. Deshalb können durch Anpassungen der Geschäftsordnung alltägliche Regelungsnotwendigkeiten rechtskonform gestaltet werden.
Sonderfall interne und externe Geschäftsordnung bei einem Verein
Mit einer internen Geschäftsordnung gibt sich ein Vereinsorgan Regeln, die nur das Organ selbst gelten. Dabei haben dann z. B. die Mitgliederversammlung oder einzelne Vereinsmitglieder mit Verstößen des Vereinsorgans nichts zu tun.
Hierbei hat das Vereinsorgan bei der Gestaltung seiner internen Geschäftsordnung im Prinzip Handlungsfreiheit.
Hingegen gibt mit einer externen Geschäftsordnung die Mitgliederversammlung dem Vereinsorgan bzw. dem Vorstand Regeln.
Dabei werden dann auch Verstöße geahndet und die Mitgliederversammlung kann dem Vereinsorgan Weisungen erteilen, wenn es eine Geschäftsordnung Verein Geschäftsführer verfasst hat. Hierbei kann das Vereinsorgan die Regeln nicht ändern und solange die Regeln nicht gegen die Satzung verstoßen, sind sie verpflichtend.
